Ottimizzazione Performance

OTTIMIZZAZIONE DELLE PERFORMANCE ORGANIZZATIVE E DEI PROCESSI, AUMENTO DEL VALORE, RIDUZIONE DEGLI SPRECHI

– Approfondimenti e Consulenza MbM –

1. Il quadro generale: ottimizzare il “Sistema-Azienda”

La gestione operativa di un’Organizzazione è il fulcro intorno al quale ruotano le capacità dell’Organizzazione stessa di perseguire con successo le azioni strategiche delineate.
Efficacia, efficienza, ottimizzazione dei flussi, riduzione degli sprechi sono oggi autentici ‘must’ per qualsiasi Struttura.
E’ bene subito precisare come si tratti di temi nei quali non ci si può improvvisare; di più: poiché la ‘scienza’ manageriale ha ampliamente affrontato e sviluppato una serie impressionante di metodiche, tecniche, modelli a supporto, commettere errori a questo livello non è perdonabile.

Su questa Dimensione, gli interventi Management by Magic sono in grado di coprire le esigenze aziendali a 360°, grazie a team di consulenti in possesso di una pluriennale esperienza, altamente qualificata.
Alla base dei nostri interventi poniamo la visione sistemica dell’Organizzazione (System Thinking):
l’azienda è un Sistema, ossia una rete di processi e attività che interagiscono per conseguire un obiettivo comune.

Questo porta con sé una serie non indifferente di conseguenze, tra cui:

• le azioni di miglioramento hanno ripercussioni lontano nel tempo e nello spazio (ossia, lontano dal ‘luogo’ dove l’azione è stata portata): se non si è in grado di valutarle, si rischia di commettere errori decisivi
• non è vero che la somma di ottimi locali, porta all’ottimo complessivo. L’obiettivo deve essere il miglioramento del Sistema nel suo complesso; occorre pertanto avere la capacità di saper focalizzare gli interventi dove il loro impatto sul Sistema può essere maggiore: è il cosiddetto Effetto Leva
• Senza obiettivo comune non può esserci Sistema
• Le interazioni tra i processi sono un elemento decisivo per comprendere il Sistema e come intervenire.

Il System Thinking è uno dei capisaldi dell’approccio Management by Magic, presente addirittura nella sua Mission e, pertanto, continuamente considerato nei nostri interventi consulenziali e formativi.

2. Linee di Azione Management by Magic

I nostri interventi si dirigono in queste direzioni:

• ottimizzare i flussi, ridurre gli sprechi e aumentare il valore, con il Lean Thinking e la Lean Production (applicazioni non solo nelle aziende di produzione ma anche nei servizi e nella Pubblica Amministrazione)
• Ottimizzare le performance dell’organizzazione gestendo i suoi vincoli, con la Teoria dei Vincoli
• Reingegnerizzazione dei processi e miglioramenti della struttura organizzativa
• Controllo Statistico dei Processi, Six Sigma, Teoria della Conoscenza Profonda
• Total Quality Management e Modelli Premio Qualità/EFQM
• Project Management
• Ottimizzazione della Supply Chain
• Ecc.

A seguire, troverete dei cenni su alcuni di questi Modelli e tecniche.
Prima però ci piace evidenziare i punti di forza degli interventi Management by Magic.

3. Punti di forza degli Interventi Management by Magic

– L’intervento su misura – Co-progettare:
Personalizzazione dell’intervento sulla base delle specifiche esigenze del Cliente (valutate in incontri preliminari/check up e loro considerazione nel progetto per il cliente)

– Competenze dei professionisti Management by Magic:
I professionisti Management by Magic sono esperti con pluriennale esperienza nel campo della gestione aziendale e nei modelli di riferimento

– Integrazione dell’intervento nella più ampia gestione strategica aziendale:
La nostra profonda esperienza in tema di System Thinking fa si che ogni nostro intervento tenga in considerazione – secondo le necessità – anche delle interazioni, delle ripercussioni e del contributo alle più ampie strategie aziendali

– Integrazione dell’intervento con l’attenzione alle risorse umane:
Intervenire sui processi, sui flussi, sulle attività senza considerare la componente umana potrebbe voler dire pregiudicare l’efficacia delle azioni portate. Le nostre skills in tema di gestione delle risorse umane consentono di superare questo rischio

– Apprendimento e aggiornamento continui:
Oggi la Conoscenza è un fattore suscettibile di precoce obsolescenza: la nostra Struttura considera un fattore strategico il continuo aggiornamento, l’apprendimento costante, il rinnovare la Conoscenza per tenerla allineata con l’evoluzione delle esigenze e il progredire delle Metodologie, degli Approcci, dei Modelli. Da sempre, questo rappresenta un nostro chiaro fattore distintivo

– Stile, Valori, Missione:
Tutti i nostri interventi sono ispirati dai valori, dalla missione e dallo stile che contraddistingue Management by Magic e che negli anni ci ha caratterizzato in maniera sempre più netta.

Lean Thinking, Controllo statistico dei processi, Teoria dei Vincoli, Project Management, Ottimizzazione dei processi/BPR, System Thinking, Total Quality Management e Modelli EFQM, Teoria della Conoscenza Profonda, Ottimizzazione della Supply Chain, Marketing operativo, Teoria della complessità…

4. I Modelli. Alcuni approfondimenti

LEAN THINKING E SIX SIGMA

• Attenzione continua alla ricerca e riduzione degli sprechi in tutte i processi aziendali,
• focalizzazione sulle attività che aggiungono Valore per il cliente/mercato e verso l’interno,
• tenuta sotto controllo dei flussi delle varie attività per presidiarne costantemente le prestazioni e migliorarli:

ci sono, oggi, esigenze più ‘pressanti’ di queste nelle Organizzazioni?
Ed allora: esistono Modelli Gestionali ed Organizzativi in grado di puntare con decisione verso questi “must”?
La risposta c’è, e prende il nome di Lean Thinking (“Pensiero snello”).
Probabilmente, si tratta di uno dei Modelli organizzativi oggi più affermati, applicato con successo in innumerevoli realtà.

La forza del Modello risiede:

• nella indubbia valenza delle logiche di fondo che lo ispirano
• nel successo che, ovunque applicato, ha riscontrato
• nel set completo di metodiche, strumenti ed approcci che rende disponibile alle Organizzazioni
• nella possibilità di applicazione alle realtà di ogni tipo: non solo quindi nel mondo manifatturiero, ma anche nel mondo dei servizi, della pubblica amministrazione, della sanità, ecc.

Il Lean Thinking (evoluzione della Lean Production – Produzione snella) ha come obiettivo di fondo quello di pervenire ad una struttura aziendale caratterizzata da particolare “snellezza”. Tale “snellezza” si concretizza e si esplicita in una duplice direzione:

• alleggerimento dei processi aziendali di tutte quelle attività che non aggiungono valore e che, al contrario, appesantiscono la struttura con costi inutili, sprechi, inefficienze, risorse improduttive
• valorizzazione dei processi attraverso un focus costante sulle attività che aggiungono valore, valore percepito e riconosciuto come tale dal mercato e che si ripercuote quindi positivamente anche all’interno dell’Organizzazione.

Se poi le tecniche e gli approcci Lean si integrano con la metodologia “Six Sigma” e la Teoria dei Vincoli, si disporrà di un modello di gestione dalla valenza indiscussa e dalle opportunità infinitamente accresciute.
Six Sigma pone l’attenzione alla costante riduzione della variabilità (già Deming affermava che “Qualità è centrato sull’obiettivo con la minima variabilità”) fino ad ottenere livelli di difettosità irrilevanti (3,4 difetti per milioni di opportunità).
Anche Six Sigma, al pari del Lean Thinking, va vista come una completa filosofia di management, in cui le tecniche si basano su approcci strutturati, formazione del personale, ecc.
Illustrare il Lean Thinking e Six Sigma in poche righe è impresa impossibile; in ogni caso, per avere qualche ulteriore informazione, vi invitiamo a leggere i brevi approfondimenti riportati nella Scheda “Modelli di Gestione Aziendale” scarica il PDF

LA GESTIONE AZIENDALE ATTRAVERSO LA TEORIA DEI VINCOLI (T.O.C.)

“L’obiettivo non è risparmiare, ma guadagnare”
Eli Goldratt

 Quali sono le due esigenze fondamentali per ogni azienda?: da un lato controllare i costi e dall’altro massimizzare i ricavi. Semplice, in apparenza.
Ma il modo corretto per realizzare ciò non è così scontato. Tutt’altro!
Eli Goldratt è uno dei massimi esponenti del pensiero manageriale. La sua Teoria dei Vincoli (TOC: Theory of Constraints) si pone come una delle più innovative del pensiero manageriale moderno e rivede, sotto una luce completamente diversa, i principali assunti e paradigmi che regolano l’attuale stile di management.
Il risultato è un modello di controllo delle prestazioni che permette un presidio costante sull’obiettivo principale di ogni azienda (il profitto) ed una coerente misurazione di tutte le principali voci di costo; quello che si ottiene è una gestione in cui è possibile valutare, in ogni momento, il contributo di ciascuno (attività, persone, decisioni, ecc.) alle prestazioni aziendali ed individuare le opportune azioni migliorative (e, ovviamente, misurarne l’impatto).
Se poi le tecniche e egli approcci messi a disposizione dalla Teoria dei Vincoli si fondono, secondo opportune modalità e ponendo attenzione a specifiche variabili, con quelli forniti dal Lean Thinking e da Six Sigma (scarica il PDF del documento “Modelli di Gestione aziendale”), si arriva a disporre di un Modello di gestione dalla valenza indiscussa e dalle opportunità infinitamente accresciute.
Ma la TOC è in realtà una teoria molto ampia, che ingloba tutte le dinamiche gestionali di un’Organizzazione: la definizione di piani strategici ed operativi, la gestione delle risorse umane, lo studio del mercato e le risposte da portare verso l’esterno, il Project Management, la logistica, la supply chain, ecc.: tutte queste attività vengono riviste sotto una luce nuova e con strumenti innovativi quali i cosiddetti “Thinking Processes Tools”.

Per alcuni approfondimenti di questa Teoria, vi invitiamo a leggere l’approfondimento riportato nel documento “Modelli di Gestione aziendale”

Sull’applicazione della Teoria dei Vincoli nelle Aziende, Management by Magic annovera professionisti che possono vantare esperienze risalenti sin dal 1997! Del resto, il nostro focus – da sempre – è il continuo allineamento con le più innovative teorie e modelli manageriali: l’unico modo per essere in grado di proporre soluzioni sempre nuove e inimitabili!

IL CONTROLLO STATISTICO DEI PROCESSI

Volete una definizione di ‘Qualità’? Eccola:
Qualità è: centrato sull’obiettivo con la minima variabilità”
W. E. Deming

Troppe volte nelle Aziende si prendono decisioni sbagliate perché basate su una errata interpretazione dei fenomeni e dei numeri!
Il controllo statistico dei processi (in cui hanno un ruolo centrale le ‘carte di controllo’) è uno degli “strumenti” (e chiediamo scusa al Dr. Deming per averlo chiamato semplicemente “strumento”) più potenti attraverso il quale capire come stanno EFFETTIVAMENTE comportandosi le diverse attività aziendali, con quale efficacia ed efficienza lavorano e come poter MIGLIORARE le loro prestazioni. E’ dunque uno dei metodi principe per controllare e migliorare i processi.
Il controllo statistico dei processi (SPC: Statistic Processes Control), e le carte di controllo in particolare, permettono dunque di COMPRENDERE LA REALTA’ ed INDIRIZZARE il miglioramento.
La loro importanza oggi è ulteriormente rafforzata in quanto costituiscono uno dei capisaldi dell’approccio Six Sigma (scarica il PDF del documento “Modelli di Gestione aziendale”).

Applicare correttamente il Controllo Statistico dei Processi (e Six Sigma) richiede però Conoscenza ed esperienza: Management by Magic vanta al riguardo competenze ed esperienze fondamentali.
Le nostre applicazioni non si limitano all’ ”installazione del Controllo Statistico dei Processi” (frase che avrebbe fatto inorridire il Dr. Deming, e che invece troppo spesso sentiamo), ma inseriscono l’SPC all’interno di una visione globale della gestione aziendale secondo i punti cardine della Teoria della Conoscenza Profonda(TPK) di Deming (scarica il PDF del documento “Modelli di Gestione aziendale”), i cui capisaldi sono:

A. COMPRENSIONE DEI SISTEMI
B. CONOSCENZA DELLA VARIABILITÀ’
C. TEORIA DELLA CONOSCENZA
D. PSICOLOGIA DEGLI INDIVIDUI, DELLA SOCIETÀ’ E DEL CAMBIAMENTO.

Ognuno di questi elementi ha specifici approcci e metodologie, che vanno conosciute approfonditamente perché si possano sfruttare in pieno tutte le potenzialità del controllo statistico dei processi, senza che esso resti una mera curiosità “statistica” ed a scarso valore aggiunto.

La gestione aziendale attraverso la TEORIA DELLA CONOSCENZA PROFONDA (TPK)

“Se dovessi riassumere in poche parole il mio messaggio per il management, direi: riducete la variabilità”
W. E. Deming

La Teoria della Conoscenza Profonda (TPK) è la Teoria manageriale di W. Edwards Deming, basata su 14 famosi punti.
Si tratta di una teoria di gestione aziendale ‘globale’ nel senso che è in grado di guidare un’Organizzazione attraverso la crescita e lo sviluppo e pone l’attenzione su tutte le leve gestionali disponibili, definendo approcci e metodologie che risolvono molti degli errori manageriali delle aziende di oggi.
Ma, come affermato da H. Neave, è necessario comprendere che non si tratta di semplici tecniche o istruzioni, ma piuttosto di “veicoli per aprire la mente a un nuovo modo di pensare, a considerare le possibilità che vi siano modi radicalmente diversi e migliori di organizzare le nostre aziende e di lavorare con le persone”.
E’ importante non cadere nell’errore di interpretazione della parola “Teoria”: essa infatti delinea chiari approcci e metodologie, basate ovviamente su una visione della realtà aziendale, sancita nei 14 Punti di TPK.
Per alcuni approfondimenti, vi invitiamo a leggere l’approfondimento riportato nel documento “Modelli di Gestione aziendale” .

Sull’applicazione della Teoria della Conoscenza Profonda nelle Aziende, Management by Magic vanta esperienze che risalgono fino al 1997, con professionalità specifiche su questo argomento.

I nostri interventi, in materia, sono a 360° e vertono su:

• Analisi dei processi in ottica di “gestione sistemica”, sulla base dei punti cardine della TPK
• Misurare le prestazioni: l’analisi della variabilità dei processi ed il controllo statistico dei processi. Le carte di controllo.
• La gestione strategica secondo la TPK: la corretta definizione degli obiettivi aziendali
• La gestione delle risorse umane secondo la TPK: motivare le persone, gestire gli ‘incentivi’, assegnare obiettivi chiari e condivisi. Creare la “joy in work”.

TOTAL QUALITY MANANEMENT e ECCELLENZA. MODELLO PREMIO QUALITA’ ITALIA/EFQM

Il cammino verso il Total Quality Management non è fatto di azioni spot, portate dall’Azienda una tantum o sporadicamente, bensì di approcci duraturi e completi, incentrati su progetti di miglioramento organizzativo attentamente studiati per la specifica realtà e con il coinvolgimento di tutti gli attori potenzialmente interessati.
La Qualità Totale, in effetti, ha dimostrato negli anni la sua efficacia: non ci si riferisce, qui, tanto ai Sistemi Qualità certificabili (Iso 9001), considerati modelli di “qualità pre-competitiva”, quanto a modelli più evoluti, orientati al Total Quality Management (TQM) e all’Eccellenza e incentrati su un approccio integrato alla gestione e guida di tutte le variabili determinanti per il successo di un’Organizzazione.
Oggi il TQM trova le sue espressioni di maggior valore anche nell’integrazione con approcci e filosofie manageriali quali:

• Lean Thinking e Six Sigma
• Teoria dei Vincoli

Inoltre, tra i modelli orientati alla Qualità Totale, riveste un ruolo interessante anche il modello del Premio Qualità Italia. Per alcuni approfondimenti su tale Modello, vi invitiamo a leggere l’approfondimento riportato nel documento “Modelli di Gestione aziendale”.

Esso rappresenta la soluzione ideale per una gestione coordinata, completa e ‘logica’ del cammino di un’Azienda verso l’Eccellenza.
L’importanza di questo Modello è rafforzata dal fatto che può essere visto anche come la più logica prosecuzione per un’Azienda che abbia già impostato il suo Sistema Qualità secondo la Iso 9001, il modo per rendere la Qualità veramente competitiva.

Si tratta di un Modello che, inoltre, consente di misurare i propri miglioramenti nel tempo, confrontandosi anche con altre Organizzazioni, e, quindi, programmare un percorso di crescita.

Su questo campo Management by Magic può mettere a disposizione competenze di spiccato valore: risorse che applicano il TQM dalla metà degli anni ’90, auditor del Premio Qualità Italia, formatori di rilievo nazionale e internazionale. Il tutto, sempre individuando la migliore soluzione per il Cliente, in funzione delle sue necessità, dimensioni, caratteristiche, obiettivi.

PROJECT MANAGEMENT

 La vita media è una caratteristica del progetto e non è frutto del caso

Oggi il “lavoro per progetti” assume un peso sempre più importante: in un’epoca in cui le reti dominano le strategie competitive, in cui all’interno di ciascuna azienda sono sempre più i team che lavorano su obiettivi specifici e in cui progetti che vedono coinvolte strutture diverse sono all’ordine del giorno, la capacità di guidare simili approcci diventa centrale.
In tutto ciò, il project management ricopre un ruolo strategico.
Le conseguenze di cattiva gestione dei progetti possono del resto essere devastanti: tempi che si allungano, costi che lievitano, standard di qualità attesi che si riducono.

Per superare queste difficoltà, sono a disposizione una serie di metodologie e tecniche, che oramai hanno dimostrato negli anni tutta la loro utilità: parole come Project Management, Gaant, Pert, Fmea, ecc. sono oramai entrate nella terminologia comune. Saperle però applicare correttamente non è sempre così immediato. Inoltre:

• nell’applicazione di queste metodologie, sempre più frequentemente diventa decisivo il supporto di un sistema informativo e informatico adeguato: questo può costituire un potenziale punto di debolezza nel lavoro per progetti. Saper associare il miglior supporto informatico alla gestione per progetti può fare veramente la differenza
• in aggiunta ai tradizionali metodi di Project Management (alcuni dei quali prima ricordati), esistono nuovi modelli che risolvono i punti deboli dei primi. Questi non sono sempre così conosciuti e invece potrebbero dare un contributo decisivo all’efficiente e efficace gestione dei progetti. Un esempio, tra tanti, è Critical Chain, il Project Management di Teoria dei Vincoli!
• Il ruolo del team è centrale nello sviluppo dei Progetti. Non si può escludere la considerazione della componente umana dallo sviluppo di un Progetto: senza questa, anche il metodo ‘tecnicamente’ migliore può miseramente fallire.

Gli interventi Management by Magic sul Project Management sono in grado di rispondere a tutte le esigenze sopra riportate. Questi si sviluppano da una profonda valutazione degli obiettivi del Progetto, l’individuazione del Modello/Metodo più idoneo, l’eventuale scelta di supporti informatici specifici, l’impostazione del progetto dal punto di vista organizzativo, la formazione delle persone, la facilitazione nel team, il follow up durante lo sviluppo del progetto.